カテゴリー別アーカイブ: 見積書

明細に集計行を追加する③

小計まで出したら、追加で消費税と税込金額も明細に追加することができます。
こんな感じで。

やることは、小計行の数字に0.1掛けた金額を追加クエリで追加します。

基本は前回の小計を追加するクエリをコピペして、編集します。
変わる点は、小計にのみ税率をかけるので、単位のフィールドに抽出条件として
“小計”のみ計算対象にします。

追加クエリを実行すると印刷用のテーブルは下の通りになります。

同じ要領で次に小計と消費税をたして税込金額のレコードを追加します。

次は集計対象を”小計”と”消費税”で抽出し、Sum関数で合計します。

追加クエリの実行結果です。

あとはこのテーブルを印刷するのですが、印刷を押したときのコマンドボタンのコードに
今回の追加した二つのクエリを実行する分も追加します。

Private Sub コマンド49_Click()
DoCmd.OpenQuery “Q見積明細印刷用削除”
DoCmd.OpenQuery “Q明細追加”
DoCmd.OpenQuery “見積印刷小計追加”
DoCmd.OpenQuery “見積印刷消費税追加”
DoCmd.OpenQuery “見積印刷税込追加”

DoCmd.OpenReport “見積書”, acViewPreview, , “見積書NO=” & Me!見積書NO & “”
End Sub

こんな感じです。クエリの順番は必ずこの順番になります。

このやり方であれば、テーブルにないレコードを印刷しようとしたときに、必要なレコードを
作成し、追加クエリで追加すれば、自由に設定をすることができます。

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昨日は長女の大学入試の共通テストでした。
自己採点の結果は、実力は発揮できたかなと思います。
この先1か月、私立の受験も始まり本格的な受験シーズンに
突入します。
高校受験と違った緊張感が我が家では漂っています。

本日も最後までお読みいただきありがとうございます。

明細に集計行を追加する①

請求書の小計・消費税・合計金額の出し方は大きく分けて二通りあります。

①一番下の行に表示させる場合

②明細行の一番下に表示させる場合

どちらにするかは使う方の好みの問題ですが、私が現場で選択をする場合
やはり経営者の好みに合わせて使い分けています。

実際に動作の設定は、①よりも②の方が圧倒的に面倒です(笑)

①の設定で面倒なのは、枠の行数を固定することで、データの出力自体は
特に設定は不要です。

②の設定は、出力する項目をいったん違うテーブルにデータを掃き出して
それを元にレポートで印刷します。
集計項目もクエリで計算してテーブルのレコードにしてしまいます。
そうすることで自由に設定ができるようになります。

一度出力したレコードは次の印刷時にすべて削除して、新しいレコードに
差し替えます。

流れ的には
追加クエリでレコードを追加し、
削除クエリでレコードを削除し、新たに追加クエリで追加する
こんな感じです。

これをマクロでするのか、VBAでやるのかです。マクロでも十分できます。

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最近業務改善の仕事をいくつか頂けるようになりました。
いくら書籍等で学んでも、現場で学べることには敵わないと感じます。
これからもまだまだ知識を増やして、お役に立てる情報を発信していきます!

本日も最後までお読みいただきありがとうございます。

請求明細から請求書を作る③~請求書のメインデータの作成

出力する請求書は次の通りです。一般的な請求書ですが、では何件の請求書を作成すれば
いいのでしょうか?

それは当たり前ですが、明細に出てくる請求先の数の分だけ請求書の頭を作る
必要があります。

では請求書の枚数をどう数えたらいいのでしょうか?

請求明細の顧客名もしくは顧客CDをグループ化することで、何枚の請求書が
必要かわかります。

Q名前の実行結果です。

全部で336件の得意先の明細があるのでその分請求書も作ります。

このQ名前を使って請求書を追加クエリで作ります。
下の図のようにクエリの設定をします。追加先はT請求書です。
(事前にT請求先を作っておいてください。)
T請求書の設定内容

Q請求書追加として保存します。

Q請求書追加クエリを実行すると次のようにT請求書にデータが作成されます。

Q名前の実行結果とT請求書のレコードの数が一致していることを確認してください。

とりあえず請求書の頭と、明細のデータができたので、次はこれをリンクさせます。

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人間ドックでγGTPの値が三桁に跳ね上がっていたので、家飲みを禁止にして
2か月が経過しました。
ビールを飲まなくなり、その分摂取カロリーも減り、たまに痩せた?
と聞かれます。
確かに2キロぐらい痩せましたが、マラソンのトレーニングのお陰で元々痩せ型の体形なので
そう言われても嬉しくありません。
逆にそう見られないように体重を維持しないと。。

本日も最後までお読みいただきありがとうございます。

レポートで2ページ以降合計金額を表示させない

Accessで請求書等を出すときに、枚数が2枚以上にわたる場合もあります。
そのとき何も設定を変えないと、二枚目以降にも合計金額が表示されて
しまいます。
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少しややこしくなるので、できれば二枚目以降の表示はなくしたいところです。
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IIF関数で消費税の切捨・四捨五入

例えば伝票処理する場合、消費税を乗せる場合があります。
そのとき、得意先によっては端数切捨てだったり、四捨五入だったり
することがあると思います。

そんなときもIIF関数で対応します。

明細毎に切捨・四捨五入が違うということはないと思うので、通常は
得意先毎に処理方法を指定します。そんなときは得意先情報のところで
まとめて管理します。
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Accessで作る請求書28~サンプルデータ

今までのまとめをサンプルデータにしました。

細かい動作確認で訂正・追加した箇所もありますので、できれば一つ一つブログの記事と
サンプルファイルの動作確認をしながら確認してみて下さい。

一から作る方法もありますが、サンプルファイルがどのように作られているのか分解して
見るのもAccessやAccessVBAの理解が深まります。

替えすぎて訳が分からなくなったら何度でもダウンロードして下さい。


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