著書では小口経費精算表を作るのに、6つのテーブルを用意しました。
(P20~22)参照
Accessを使っていて最初に悩むのが、どんなテーブルを作るのかという
ことだと思います。
そんなときは、アウトプットを先に考えます。
今回は、小口経費精算表が完成したとき、その表にはどんな情報が載っている
のかイメージします。
そこにはどんな情報が載っていますか?
小口経費精算書NO通し番号
担当者
日付
決済の印鑑を押す箇所
明細
この位でしょうか。
もう少し細かく「明細」をみると、
日付
店舗の名前
摘要
金額
こんなところでしょうか。
そして、もう少し掘り下げます。
例えば担当者は、その都度入力するのか?それとも選択して入力するのか?
その都度入力するなら、テーブルは不要です。
店舗の名前も、摘要も科目も同様です。でも同じ情報を何度も打ち込むのは
あまり効率的ではないので、担当者、店名、摘要についてはテーブルを作成し
そこから選択して登録するためにテーブルを用意しました。
(毎回手で入力するなら店名と摘要についてもテーブルは不要)
ですので、担当者、店名、摘要は絶対必要か?と言われるとそうでもありません。
絶対必要なのは、小口経費メインと小口経費明細の二つだけ。
残りは仕事を効率的に進めるために必要なテーブルです。
テーブルにはこの二つのアプローチ
①絶対必要なテーブル
②仕事を効率的に進めるために必要なテーブル
で考えるとわかりやすいと思います。