Accessを使う上で、一番最初に当る壁がどういうテーブルを作成するか？というところです。
データを貯める上でテーブルを作らないといけないことは分かりますが、そこから先がなかなか
難しいところです。
一番分かりやすいのは、どのようなフォームやレポートを作りたいのか？とゴールから考えることです。
第2章では下記のフォームを作ります。
図をみて必要となるのは、
大枠となる精算書NO、日付、担当者を入れる「小口経費メインテーブル」
次に明細を入れる、「小口経費明細テーブル」
とりあえずこの二つが柱になります。
それ以外のテーブルは
担当者
摘要
店名
科目
はなくても構いません。
但し、テーブルという形でデータを貯めておくことで、繰返し使うことができます。
毎回担当者や、よく使うお店を入力するのは面倒ですよね。
では何故、小口経費メインテーブルと小口経費明細テーブルを分ける必要があるのか？
下記の図をご覧ください。
一番上の表は、もし分けなかった場合のデータの並びです。
下の二つが小口経費メインテーブルと小口経費明細テーブルを分けた場合のデータの配置です。
黄色い部分がダブっているのが分かります。
もし一つのテーブルでまとめてしまった場合、すべての情報をテーブルに登録する必要があります。
では二つに分けた場合は、
一番左の精算書NOという同じフィールドがあります。このフィールドを元に二つのデータを関連付け
することができます。
小口経費メインテーブルで登録した日付と担当者は、精算書NOというフィールドを通じて
小口経費明細テーブルとデータを共有することができます。
小口経費メインテーブルから見た場合、小口経費メインの精算書NO1の明細は小口経費明細テーブルの
精算書NOのフィールドの1を見ればいい、その逆も然りです。
こうすることでデータを効率よく入力することができるだけでなく、効率よくデータを貯める
こともできるのです。
基本的にデータはテーブルを細かく貯める仕組みにした方が、いいデータベースができます。
久しぶりの更新になってしまいました。
この間、このブログをどの方向性に持っていけばいいのか少しの間考えましたが、
ある程度ネタも尽きかけてきたこともあるので、Accessの方の基本的な部分を
もう少し深堀りして行こうかなと思いました。
本日も最後までお読み頂きありがとうございます。
