AccessとExcelの使い分け

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Accessを仕事で使いこなすために必要なことは、
実際に使って頂く以外に方法はありません。

本来Accessであればもっと効率よくデータを管理出来たり集計したりできる
場面をよく見かけます。そこでExcelで管理してしまうと、ただ入力するだけ、
綺麗に印刷するだけのツールになってしまい、実際に入力
した内容を集計したり、分析することができません。

やろうと思えばできないことはありませんが、相当のExcelスキルが必要です。

そしてAccessはExcelのように罫線を引いてセルに入力して印刷する
手っ取り早さがありません。

そうなるとExcelスキルも足りないし、Accessの基本操作もできないので、
結局その場限りの対応をせえざるを得ない、そしてそれをよしとしてしまい、
折角入力したデータもただ印刷するため記録として残しておくだけ、
という残念な結果に終わってしまいます。

そこをクリアするにはAccessでやるでやるべき仕事とExcel
でやる仕事を明確に区別していくことが大事です。

Excelはあくまでも表計算ソフトです。表計算ですからデータを
貯めるのには向いていません。当然そこにデータを貯めようとする
から無理が出るのです。

Excelは経理では出納帳を付けたり、表を作ってデータを分析するくらい
に留めておき、データを蓄積してそれを分析・集計するのであれば
Accessでやるべきです。

基本的にフォームが決まっていてそこに入力する営業日報や業務日報などは
完全にAccessの領域です。Excelでやるから入力して印刷して終わってしまいます。

そこにはデータの基本構造の違いがあります。
Excelはセルにデータを貯めるので、フォームを作るとデータがないセルが
ほとんどで、実際データだけまとめるとわずかな量です。
しかし全部を保存しなければいけないので、場所をとってしまいます。

Accessはフォームで入力したデータは、データだけが保存されます。
ですのでExcelのように余計なセルを保存する必要がありません。
データがまとまっているので、集計・分析・抽出が簡単に出来るのです。

Accessが使えるようになると仕事のクオリティが格段に上がります。
是非皆様にはそうなってもらえるようにまた更新していきたいと思います。

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仕事がバタバタでついつい更新ができずにいました。
やっと落ち着いてので、これから定期的に更新して行きます。