カテゴリー別アーカイブ: 会計

Excelで売掛金の消込

売掛金の消込をする場合、例えば補助(枝番)で管理できていれば枝番毎に
補助元帳を見ていけば、消込は取引先毎にできます。

でも、補助科目を使って管理するのは案外面倒です。
毎回入力の都度補助科目を入れて、新しいものが出てきたら随時追加するする必要
があります。

ここまでやれば正確なものが出てきますが、Excelのピボットテーブル機能を使えば
そこまでしなくても消込するには十分の資料が簡単に作れます。
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小口経費精算表はAccessで

「著書 経理業務のためのAccess実践講座」で、最初のサンプルとして小口現金精算表を作ります。
小口経費精算表はどちらかと言えば、Excelで十分では?と思うかもしれません
が、絶対にAccessで作った方が後々の運用が楽になります。

それは、精算表は枚数がどんどん増えるので、仮に100枚になった場合、シートもしくは
ファイルが100あることになります。

Accessで運用した場合は一つのファイルに全てのデータが格納されます。

この違いが分かりますか?

まずExcelの場合、ファイルの管理が大変です。
そして、もう古いものは見ないということであると、もうそのファイルのデータは
生かすことができません。

Accessではファイルの管理はほぼ不要です。

そして経理では小口経費精算表を会計ソフトに入力します。Excelの場合折角作った
のに、それを一度紙に打ち出したデータを基に入力する場合、この時点で二度手間が
発生します。

では、Accessの場合はというと、Accessのデータをそのまま仕訳に変換して会計ソフト
にインポートします。インポートの概要は今まで解説してきた通りです。

Excelでもできますが、Excelの場合はシートやファイルに散在
しているデータをまとめる作業が必要なので、Accessほど効率よくできません。

是非小口経費精算表は簡単に導入できるので、まず手始めにAccessで始めてみては
いかがでしょうか。

Accessは魔法のソフトです。

今まで作ってきたAccessデータベースは、
販売管理システム
工事原価管理システム
給与計算データベース
事務所の顧客管理データベース
手形管理データベース
中古車販売業の庫車管理データベース
その他にもお客様の要望に応じたシステムを作ってきました。

Accessのいいところは、何でも作れるということです。そして
高度なデータベースの知識がなくてもできるということです。

ちなみに私はどこかでAccessの勉強をしたわけではなく、独学で
身に付けてきました。そんな私でも今では思い通りのデータベース
が自由に作れるということは、やはりAccessというソフトのすごい
ところだと思います。

と言っても当然いきなり作れるようにはなりません。

一からテーブルの作成方法、クエリの設定、フォームとレポートの作成、
更にはAccessVBAまで一通りこなす必要があります。

しかし使えるようになると、大変便利です。
そしてその知識を必要としている中小企業はごまんとあります。

是非このサイトを通じて一人でも多くの会計人がデータベースの
必要性と作り方を理解し、日本の中小企業を元気にするためにご尽力頂ければ
幸いです。

微力ながらそのお手伝いをさせて頂きたいと思います。

ExcelVBAを使う上で大事なことは4つだけ

前回いきなりVBAのコードを記述しました。

前回記述したコードは、会計ソフトのフォーマットに変換する
基礎中の基礎のプログラムです。

ExcelVBAの参考書を読むと、いろいろな関数がでていますが、使うのは
①Cells(a,b)というセルの指定の仕方
②IF関数
③繰り返し処理のDo Until ~ Loop
④変数の使い方
以上の4つです。
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現金出納帳をワンクリックで会計ソフトのフォーマットに変換する方法

ExcelVBAを使うと、今まで解説してきた動作をワンクリックで行うことができます。

真ん中の青いボタンをクリックします。
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右側の会計ソフトにインポートするフォーマットに自動でデータが移ります。
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実は、ボタンをクリックしたときにマクロ(VBA)が実行されるようになっています。

そのコードです。
Sub 変換()
Dim a As Integer
a = 3
Do Until Cells(a, 1).Value = “”
Cells(a, 7).Value = Cells(a, 1).Value
Cells(a, 11).Value = Cells(a, 2).Value
If Cells(a, 4).Value = “” Then
Cells(a, 8).Value = 101
Cells(a, 9).Value = 999
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 3).Value
Else
Cells(a, 9).Value = 101
Cells(a, 8).Value = 999
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 4).Value
End If
a = a + 1
Loop
End Sub
この解説は追ってしていきたいと思いますが、経理を効率化するには、ExcelVBAが大変役立ちます。
このコードでは科目の判別までしていませんが、それも付け加えていきます。

現金出納帳を会計ソフトにインポートする①のおさらい

今までざっとExcelの現金出納帳を会計ソフトにインポートする方法
を解説してきました。

Excelのデータを生かすことで、
①残高が必ず合う
②日付、摘要の入力が不要
という二つのメリットを通じて、入力作業を削減することができます。

この方法は、データの量が増えれば増えるほどそのメリットを発揮します。

またネットバンキングのデータを会計ソフトにインポートするときにも応用できます。

しかしこれはまだまだ序の口。

ExcelVBAを使えば、ワンクリックでこの動作を全て完了させることも
科目の判別もすることができます。

とりあえず今までの内容は手っ取り早く使えるテクニックだと思うので是非
試してみて下さい。

日付の修正

お客さんのほうで、独自の形式でExcelで現金出納帳を付けている場合に、よくある点として
日付が、月と日でセルが違うケースがあります。
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そんなときは、date関数を使って、月と日を結合して一つのセルにまとめます。

そして一つにまとめたセルをインポートのフォーマットにコピーするときの注意点です。
普通にコピー貼り付けをしてしまうと、コピーしているのは数式なので、そのままコピーするとエラーになってしまいます。

そうならないために、コピーする際に、「形式を選択して貼付け」で「値」を選択して貼り付けます。
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こうすることで、数式の値を貼り付けることができます。

CSVファイルとして保存する方法

会計ソフトにインポートするときは、基本的にCSV形式で保存する必要があります。

ではどうやってCSV形式にするか説明します。

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CSVファイルへの変換は、「名前を付けて保存」で、保存するときのファイルの種類を
CSV(カンマ区切り)を選択し、保存をクリックして下さい。

これでCSV形式で保存することができました。
あとは、会計ソフトからインポートをかける際に、このCSVファイルを選択して下さい。

Excel現金出納帳の摘要の入力の仕方

摘要の入力の仕方はどちらが効率よく会計ソフトにインポートできるでしょうか?
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一般的には左側の、①どこで ②何を が一般的です。
しかし、効率を考えると、右側の①何を ②どこで の並びに変えた方が効率がいいです。

これを摘要を基準に並べ替えます。 
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違いがわかりますか?
では、どちらが科目ごとに並んでいるかというと、右側の①何を②どこでの並びです。

ですので、現金出納帳のデータを入金出金順に並べ替えるときに、レベルを一つ追加して、摘要についても
並べ替えを同時にかけます。
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並べかえたデータをあとは貼り付けるだけです。

「何を」を基準に並べ替えをしたので、切手は切手で、印紙は印紙でまとまっています。
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こうしておけば、現金出納帳の科目の変更も、Excelでできて更に効率があがります。

現金出納帳のデータを会計ソフトにインポートする方法①

現金出納帳のデータを会計ソフトにインポートできるようにフォーマットを整えます。
会計ソフトによってフォーマットが異なるので、その点はご使用のソフトのマニュアルをご覧ください。
図1 出納帳のサンプル
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このデータを最初に入金の仕訳と出金の仕訳に区別します。
図2 
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A列からD列のデータのある範囲を選択し、データタブの並べ替えをクリック。
図3
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C列を基準に昇順で並べ替えをし、入金取引を上に、出金取引を下に並べ替えます。
図4
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あとは、これを会計ソフトのインポート用のフォーマットに貼り付けます。

科目コードについては、入金取引の借方科目が現金の科目コードを、
出金取引の貸方科目が現金の科目コードが入ります。

残りは、その相手科目ですが、とりあえず諸口のコードを入れて会計ソフトにインポート
して、会計ソフトの方で科目コードを変更します。

これが一番簡単な会計ソフトへのインポートの仕方になります。

インポートの仕方は会計ソフトのマニュアルをご覧ください。


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