お客さんのほうで、独自の形式でExcelで現金出納帳を付けている場合に、よくある点として
日付が、月と日でセルが違うケースがあります。

そんなときは、date関数を使って、月と日を結合して一つのセルにまとめます。

そして一つにまとめたセルをインポートのフォーマットにコピーするときの注意点です。
普通にコピー貼り付けをしてしまうと、コピーしているのは数式なので、そのままコピーするとエラーになってしまいます。

そうならないために、コピーする際に、「形式を選択して貼付け」で「値」を選択して貼り付けます。

こうすることで、数式の値を貼り付けることができます。

会計ソフトにインポートするときは、基本的にCSV形式で保存する必要があります。

ではどうやってCSV形式にするか説明します。

CSVファイルへの変換は、「名前を付けて保存」で、保存するときのファイルの種類を
CSV（カンマ区切り）を選択し、保存をクリックして下さい。

これでCSV形式で保存することができました。
あとは、会計ソフトからインポートをかける際に、このCSVファイルを選択して下さい。

摘要の入力の仕方はどちらが効率よく会計ソフトにインポートできるでしょうか？

一般的には左側の、①どこで　②何を　が一般的です。
しかし、効率を考えると、右側の①何を　②どこで　の並びに変えた方が効率がいいです。

これを摘要を基準に並べ替えます。　

違いがわかりますか？
では、どちらが科目ごとに並んでいるかというと、右側の①何を②どこでの並びです。

ですので、現金出納帳のデータを入金出金順に並べ替えるときに、レベルを一つ追加して、摘要についても
並べ替えを同時にかけます。

並べかえたデータをあとは貼り付けるだけです。

「何を」を基準に並べ替えをしたので、切手は切手で、印紙は印紙でまとまっています。

こうしておけば、現金出納帳の科目の変更も、Excelでできて更に効率があがります。

現金出納帳のデータを会計ソフトにインポートできるようにフォーマットを整えます。
会計ソフトによってフォーマットが異なるので、その点はご使用のソフトのマニュアルをご覧ください。
図１　出納帳のサンプル

このデータを最初に入金の仕訳と出金の仕訳に区別します。
図２　

A列からD列のデータのある範囲を選択し、データタブの並べ替えをクリック。
図３

C列を基準に昇順で並べ替えをし、入金取引を上に、出金取引を下に並べ替えます。
図４

あとは、これを会計ソフトのインポート用のフォーマットに貼り付けます。

科目コードについては、入金取引の借方科目が現金の科目コードを、
出金取引の貸方科目が現金の科目コードが入ります。

残りは、その相手科目ですが、とりあえず諸口のコードを入れて会計ソフトにインポート
して、会計ソフトの方で科目コードを変更します。

これが一番簡単な会計ソフトへのインポートの仕方になります。

インポートの仕方は会計ソフトのマニュアルをご覧ください。

先日Excelの出納帳を付けることが第一歩と書きましたが、
出納帳は別に凝ったものでなくても構いません。
普通の出納帳で十分です。
図１

図１のように様式を整えます。日付は、後々インポートまで考えると、
月と日を分けると、あとでくっつける必要があるので、できれば月と日は同じセル
に入れた方がいいです。

図２

E3に算式を入力し、そのまま下にドラッグ。
図３

行を削除すると削除した行より下の行がエラー表示になるので、図２の作業をすると
エラーは直ります。
出納帳はこれで完成です。

少し凝りますと、図２の算式では、入金と出金の欄に金額の記載がない場合も残高が
計算されてしまいます。そんなときは、図２のE３の算式を変更し、下にドラッグします。
=IF(C3&D3=””,””,E2+C3-D3)
図４

こうすることで、図４のように入出金のデータがない行は残高が表示されません。
ちなみに、””（半角のダブルコーテーション二つ）は空白という意味です。

もし、C3とD3が空白ならば、空白を、そうでない場合は、算式の値を入れる
ということです。

図３までで充分ですが、関与先に渡すときは多少手の込んだ方が喜ばれるかも
しれません。

私がお客様に提供している出納帳です。摘要を登録して繰返し使えるなど、
できるだけ入力作業が少なくなるように作成しました。
現金出納帳のダウンロードはこちらから。

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