カテゴリー別アーカイブ: 請求書

納品書NOを月毎に付番する

納品書を月ごとに、「年月」と「その月に発行した納品書の枚数」で納品書NOを付番する方法です。

サンプルなので、簡単な納品書テーブルを作ります。

納品書NOは全てクエリで設定するので、テーブルでフィールドは作りません。

クエリのフィールドは以下の通りです。年月はFormat関数で簡単に変換できますが、
月毎の納品書の件数をカウントするのが結構しんどいです。

最初に日付の月の月初との日付と月末の日付を求めます。
次にその間の件数を数えるという流れです。

日付をFormat([日付],”yymm”)をDCount関数に当てはめて件数を数える方法も思いついた
のですが、上手く出来なかったのでこの方法に辿り着きました。

クエリ「付番」の納品書テーブル以外のフィールドは次の通りです。

開始日: DateSerial(Year([日付]),Month([日付]),1)

終了日: DateSerial(Year([日付]),Month([日付])+1,0)

件数: DCount(“*”,”納品書”,”日付>=#” & [開始日] & “#” & ” and ” & “日付<=#” & [終了日] & “#” & ” and ” & “納品書ID<=” & [納品書ID] & “”)

年月: Format([日付],”yymm”)

納品書NO: [年月] & “-” & [件数]

簡単そうに思えますが、いろいろなフィールドを組み合わせて作ります。
すぐにできると思ったら案外時間がかかりました。^^;

細かいフィールドの内容については、
2016/2013/2010/2007対応 Accessクエリ ビジネス活用事典をお読みください。

よろしくお願いします!

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久しぶりの投稿。
先日津市で税理士会の市民フォーラムの実行委員として参加して来ました。
大役を頂き、大変な思いをしましたが、無事終わりほっとしております。

本日も最後までお読みいただきありがとうございます。

Excelで請求書(納品書)を作る①

Excelで請求書(納品書)を作る場合、やはり請求書ごとにシートが変わるというのは
Accessで常々処理していると、それを会計のデータと照合する場合、耐えがたい苦痛です。

そんな訳で、簡単な請求書のフォーマットを作りました。

請求書の様式です。

様式には数式が入っているので、請求NO以外はデータは入れません。
あくまでも印刷確認用です。
データを切り替える場合は請求NOを変更します。
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Accessでレポートで罫線の行数を指定し、行数を表示する

レポートで罫線の行数を指定すると同時に、明細がある行数にその明細の数を
表示させる設定です。

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最初に、詳細セクションに行数を表示するテキストボックスを配置します。
テキストボックスの名前を「行番号」とします。
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レポートで2ページ以降合計金額を表示させない

Accessで請求書等を出すときに、枚数が2枚以上にわたる場合もあります。
そのとき何も設定を変えないと、二枚目以降にも合計金額が表示されて
しまいます。
2802151
少しややこしくなるので、できれば二枚目以降の表示はなくしたいところです。
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Accessで作る請求書~消費税込に対応する①

取引先によっては、消費税込で請求する先があると思います。
例えば免税事業者さんとか。
それに対応できるようにします。

最初に発行する請求書について、その請求書が税抜で消費税を乗せるのか、
税込でそのままの金額で出すのか区別するため、請求書のメインとなるテーブルに
消費税込というフィールドをYES/NO型で作ります。
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IIF関数で消費税の切捨・四捨五入

例えば伝票処理する場合、消費税を乗せる場合があります。
そのとき、得意先によっては端数切捨てだったり、四捨五入だったり
することがあると思います。

そんなときもIIF関数で対応します。

明細毎に切捨・四捨五入が違うということはないと思うので、通常は
得意先毎に処理方法を指定します。そんなときは得意先情報のところで
まとめて管理します。
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Accessで作る請求書28~サンプルデータ

今までのまとめをサンプルデータにしました。

細かい動作確認で訂正・追加した箇所もありますので、できれば一つ一つブログの記事と
サンプルファイルの動作確認をしながら確認してみて下さい。

一から作る方法もありますが、サンプルファイルがどのように作られているのか分解して
見るのもAccessやAccessVBAの理解が深まります。

替えすぎて訳が分からなくなったら何度でもダウンロードして下さい。


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Accessで作る請求書27~請求書レポートの作成⑤敬称の追加

請求書には敬称が必要です。
法人名で請求書を出すときは、御中、担当者名で出すときは、様
と敬称も相手によって違います。

これをクエリで設定し、レポートに反映させます。

最初にクエリの設定。
図のようにフィールドを二つ設定し、敬称1、敬称2を追加します。
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