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Excelで請求書（納品書）を作る①

Excelで請求書（納品書）を作る場合、やはり請求書ごとにシートが変わるというのは
Accessで常々処理していると、それを会計のデータと照合する場合、耐えがたい苦痛です。

そんな訳で、簡単な請求書のフォーマットを作りました。

請求書の様式です。

様式には数式が入っているので、請求NO以外はデータは入れません。
あくまでも印刷確認用です。
データを切り替える場合は請求NOを変更します。
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レポートで罫線の行数を指定すると同時に、明細がある行数にその明細の数を
表示させる設定です。

最初に、詳細セクションに行数を表示するテキストボックスを配置します。
テキストボックスの名前を「行番号」とします。
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Accessで請求書等を出すときに、枚数が2枚以上にわたる場合もあります。
そのとき何も設定を変えないと、二枚目以降にも合計金額が表示されて
しまいます。

少しややこしくなるので、できれば二枚目以降の表示はなくしたいところです。
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フォームで税込か税抜に消費税を乗せるか判断できるようにしたら、
次は請求書の出力です。

一番単純な方法は、税込用のレポートと税抜に消費税を乗せるパターンの
二つのレポートを用意することです。
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取引先によっては、消費税込で請求する先があると思います。
例えば免税事業者さんとか。
それに対応できるようにします。

最初に発行する請求書について、その請求書が税抜で消費税を乗せるのか、
税込でそのままの金額で出すのか区別するため、請求書のメインとなるテーブルに
消費税込というフィールドをYES/NO型で作ります。

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例えば伝票処理する場合、消費税を乗せる場合があります。
そのとき、得意先によっては端数切捨てだったり、四捨五入だったり
することがあると思います。

そんなときもIIF関数で対応します。

明細毎に切捨・四捨五入が違うということはないと思うので、通常は
得意先毎に処理方法を指定します。そんなときは得意先情報のところで
まとめて管理します。

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前回設定したIIF関数を少し進化させます。
担当者名が空白でなければ、「様」だけ表示
担当者名が空白でならば、「御中」だけ表示
に切り替えます。

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今までのまとめをサンプルデータにしました。

細かい動作確認で訂正・追加した箇所もありますので、できれば一つ一つブログの記事と
サンプルファイルの動作確認をしながら確認してみて下さい。

一から作る方法もありますが、サンプルファイルがどのように作られているのか分解して
見るのもAccessやAccessVBAの理解が深まります。

替えすぎて訳が分からなくなったら何度でもダウンロードして下さい。

請求書には敬称が必要です。
法人名で請求書を出すときは、御中、担当者名で出すときは、様
と敬称も相手によって違います。

これをクエリで設定し、レポートに反映させます。

最初にクエリの設定。
図のようにフィールドを二つ設定し、敬称1、敬称2を追加します。
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レポートをプレビュー画面で見たとき、余計な塗りつぶしがあります。

これを消します。
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