仕事柄いろいろなExcelシートを目にしますが、皆さんいろいろなやり方でExcelを
管理されています。
Excelでデータを管理するうえでの大原則があります。
それは
①データは行で貯める（縦に展開）
②列やシートは増やさない（横には展開しない）
③表はピボットテーブルで作る
ということです。
例を見てみます。Excelシートで在庫を管理す場合です。
一般的な方法は、シートごとに在庫を管理する方法です。
この欠点は
①自分で入力する場所を探さないといけない
②扱う商品が増えるとシートがどんどん増える
つまりは、データが増えれば増えるほど管理が大変になります。
やはり入力する場所を探す時間は極力減らしたいところです。
原則に沿ったやり方は次の通りです。
入出庫のデータは一つのシートにまとめます。
これですと、ひたすらデータを下の行に追加していくだけです。
では一つのシートにまとめたデータをどうやって商品ごとに集計するのかというと
ピボットテーブルを使います。
こんな形で簡単にすべての商品を集計ができます。
前者の方法だとシートがいくつも必要ですが、後者のやり方だとシートは二つあれば十分です。
この考え方は工事台帳とかにも応用できます。
Excelを管理するうえでの大事な考え方は
縦に展開して、横には展開しない
ということです。
Excelは横に広いのでつい、横に横に広げたくなりますが、そこはグッとこらえて
データは行に入れてピボットで横に展開を心がけてください。
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先々週大阪でExcelの研修をしてきました。
50分講義10分休憩を6セットの長丁場でした。
流石に疲れましたが、これからもExcelの使い方の原則を伝えていきたいと
思います。
本日も最後までお読みいただきありがとうございます。
