カテゴリー別アーカイブ: テーブル

レコードを選択して集計する

Accessを使っているとテーブルにどんどんレコードが追加されていきます。

Accessに入力したデータで集計もしくは新たな資料を作る場合、何もしなければ
クエリやVBAの指示は全レコードに及び、ほんの一部の処理が全レコードに及びます。
特に重たい処理(DLookup関数やDsum関数)を使うときは如実に遅くなります。

そんなときは、別にテーブルを作り、そのテーブルに必要なレコードを移します。

今回は明細テーブルから必要なレコードとフィールドをT請求書データに移します。

移し方は単純にテーブルを開いてその中で日付等で抽出してコピペでもいいですが、
追加クエリが楽かなと思います。

このように追加クエリで必要なレコードを設定し、抽出条件で必要なレコードを選択できるようにします。

これで追加クエリを実行すると、集計に必要なレコードが別テーブルにコピーされ
これを元に集計をかけると、重たい処理もサクサク動きます。

追加するときは最初に一旦全レコードを削除することを忘れずにしてください。

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この頃は夜明けが早いので、ランに畑にと朝の時間を活用しています。
もうすぐ夏至。この時期はもちろん、寒くなっても朝の時間を有効に
使いたいです。

今年も中玉トマトが鈴なりです♪

本日も最後までお読みいただきありがとうございます。

入金伝票を作成する②~メインフォームのレコードの追加・更新

テーブルを整えたら、次にデータを追加クエリで追加します。

次のように追加クエリの設定をします。

得意先CDを関連付けて、該当する得意先CDが表示されたデータのみ、
入金伝票のメインフォームとなる、日付と得意先CDのレコードを追加します。
ただし同じデータが二度作られないように、作成済みに☑がついているレコード
以外のデータを作成するようにします。
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預金データと得意先CDを関連付ける

預金データをAccessに取り込んでできることというと、真っ先に上がるのは預金データから
入金伝票を作ることでしょうか。

その第一段階として、預金データの摘要から得意先コードを関連付ける必要があるので
今回はその方法を解説します。
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Accessに預金データをインポートする

預金のデータ(CSVファイル)でダウンロードしたデータをAccessにインポートします。

最初にダウンロードした預金のデータを整えます。
5行目までは削除して、残高の列もデータを削除します。

残高をAccessに入れてもデータが膨らむだけなので、残高はインポートしません。
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データベースの基本15~リレーションシップの設定③

③参照整合性・フィールドの連鎖更新あり
参照整合性にチェックを入れると、フィールドの連鎖更新とレコードの連鎖削除にもチェックを入れられるようになります。連鎖更新にもチェックを入れると例えばある得意先の得意先CDを変更した場合、すでに登録されている他のテーブルの得意先CDも同時に更新されるのが、連鎖更新です。
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データベースの基本12~主キーの設定

テーブルの設定の最後に主キーを指定します。主キーとは先ほど説明した通り、絶対に同じデータ
があってはならないフィールドのことです。
得意先テーブルでいえば、得意先CD、請求書テーブルで言えば、請求書NO、納品明細テーブルであ
れば、納品IDです。

なぜこれらのデータが絶対に同じ値があってはけないかというと、同じ得意先CDの取引先が二つ
あった場合、ある取引があった場合、同じ得意先CDではその取引がどちらの得意先なのかパソコ
ンが判断することができません。

人間であれば何月何日の取引は、こっちのA001のA商店で、この日はA001のB商店という判断もでき
ますが、これもこれでややこしい話です。

請求書NOについても、同じ番号があるとAccessが取引明細をどちらの請求書に振ったらいいのか
わからなくなってしまい、データの整合性が保てません。
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