この前、知り合いからExcelの明細から請求書を作れないか?という相談があり
やってみました。なかなかの出来栄えでしたので、そのやり方を解説します。
概要としてはこんな感じです。
Excelにとあるシステムから掃き出した請求明細があります。
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この前、知り合いからExcelの明細から請求書を作れないか?という相談があり
やってみました。なかなかの出来栄えでしたので、そのやり方を解説します。
概要としてはこんな感じです。
Excelにとあるシステムから掃き出した請求明細があります。
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Accessを使っているとテーブルにどんどんレコードが追加されていきます。
Accessに入力したデータで集計もしくは新たな資料を作る場合、何もしなければ
クエリやVBAの指示は全レコードに及び、ほんの一部の処理が全レコードに及びます。
特に重たい処理(DLookup関数やDsum関数)を使うときは如実に遅くなります。
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関与先のPCを見たところ、どうしても令和にならないケースがでてきました。
実際のところ、Accessに問題があるわけではないので正直手の打ちようがありません。
結局WindowsUpdateをしてもらうしかないので。
テーブルを整えたら、次にデータを追加クエリで追加します。
次のように追加クエリの設定をします。
得意先CDを関連付けて、該当する得意先CDが表示されたデータのみ、
入金伝票のメインフォームとなる、日付と得意先CDのレコードを追加します。
ただし同じデータが二度作られないように、作成済みに☑がついているレコード
以外のデータを作成するようにします。
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Accessに受け入れた預金データを元に入金伝票を作成します。
入金伝票はサブフォームを使って作るイメージです。
こんな感じです。
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預金データをAccessに取り込んでできることというと、真っ先に上がるのは預金データから
入金伝票を作ることでしょうか。
その第一段階として、預金データの摘要から得意先コードを関連付ける必要があるので
今回はその方法を解説します。
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預金のデータ(CSVファイル)でダウンロードしたデータをAccessにインポートします。
最初にダウンロードした預金のデータを整えます。
5行目までは削除して、残高の列もデータを削除します。
残高をAccessに入れてもデータが膨らむだけなので、残高はインポートしません。
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ただ単に縦計を出すだけでは使い勝手が悪いので、少し手直しします。
データに修正があった場合、合計が訂正できるようにします。
最初にテーブルに摘要のフィールドを作り、ここに合計のデータである
旨をテキストで入力します。
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Accessで名刺管理をする場合、データをどんどん追加していかないといけません。
私の場合、エイトで管理しているので、そこからデータをダウンロードして、新たに
追加した分をコピーします。
こんな感じでダウンロードできます。
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③参照整合性・フィールドの連鎖更新あり
参照整合性にチェックを入れると、フィールドの連鎖更新とレコードの連鎖削除にもチェックを入れられるようになります。連鎖更新にもチェックを入れると例えばある得意先の得意先CDを変更した場合、すでに登録されている他のテーブルの得意先CDも同時に更新されるのが、連鎖更新です。
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