Accessに受け入れた預金データを元に入金伝票を作成します。
入金伝票はサブフォームを使って作るイメージです。
こんな感じです。
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Accessに受け入れた預金データを元に入金伝票を作成します。
入金伝票はサブフォームを使って作るイメージです。
こんな感じです。
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預金データをAccessに取り込んでできることというと、真っ先に上がるのは預金データから
入金伝票を作ることでしょうか。
その第一段階として、預金データの摘要から得意先コードを関連付ける必要があるので
今回はその方法を解説します。
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預金のデータ(CSVファイル)でダウンロードしたデータをAccessにインポートします。
最初にダウンロードした預金のデータを整えます。
5行目までは削除して、残高の列もデータを削除します。
残高をAccessに入れてもデータが膨らむだけなので、残高はインポートしません。
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ただ単に縦計を出すだけでは使い勝手が悪いので、少し手直しします。
データに修正があった場合、合計が訂正できるようにします。
最初にテーブルに摘要のフィールドを作り、ここに合計のデータである
旨をテキストで入力します。
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Accessで名刺管理をする場合、データをどんどん追加していかないといけません。
私の場合、エイトで管理しているので、そこからデータをダウンロードして、新たに
追加した分をコピーします。
こんな感じでダウンロードできます。
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③参照整合性・フィールドの連鎖更新あり
参照整合性にチェックを入れると、フィールドの連鎖更新とレコードの連鎖削除にもチェックを入れられるようになります。連鎖更新にもチェックを入れると例えばある得意先の得意先CDを変更した場合、すでに登録されている他のテーブルの得意先CDも同時に更新されるのが、連鎖更新です。
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テーブルの設定の最後に主キーを指定します。主キーとは先ほど説明した通り、絶対に同じデータ
があってはならないフィールドのことです。
得意先テーブルでいえば、得意先CD、請求書テーブルで言えば、請求書NO、納品明細テーブルであ
れば、納品IDです。
なぜこれらのデータが絶対に同じ値があってはけないかというと、同じ得意先CDの取引先が二つ
あった場合、ある取引があった場合、同じ得意先CDではその取引がどちらの得意先なのかパソコ
ンが判断することができません。
人間であれば何月何日の取引は、こっちのA001のA商店で、この日はA001のB商店という判断もでき
ますが、これもこれでややこしい話です。
請求書NOについても、同じ番号があるとAccessが取引明細をどちらの請求書に振ったらいいのか
わからなくなってしまい、データの整合性が保てません。
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作成したフィールドにデータ型を合わせていきます。データ型はいつでもかえることができます。ただし、テキスト型から数値型に変更する場合、テキスト型で規定していても数値しか使っていなければ問題ありませんが、例えばアルファベットを使っている場合にそのフィールドのデータ型を数値型に変えて保存すると次の警告が出ます。
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③日付型
日付型もよく使いますが、これは好みの問題です。
私は日付(S)をよく使います。Accessでデータベースを組むとき、後々解説しますが、フォームやレポートを作るときに、スペースがない場合が多々あります。そのときは幅をあまり使わない、S型のほうがいいです。時刻型も同じように考えますので、時刻(S)をおすすめします。
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データ型としてよく使うものは次の通りです。
①短いテキスト
②数値型
③日付型
④オートナンバー型
⑤Yes/No型
⑥ハイパーリンク型
よく使う型は6種類ですが、ここからさらにデータの大きさや書式を設定しいきます。
①短いテキスト型
初期値として255と指定されています。これは簡単に言うと255文字そのフィールドにデータを入れられるという意味です。得意先CDでここまで長いものはないので、通常は6文字からせいぜい10文字もあれば足りると思うので、10に変更します。
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