以前、Accessでつくる現金出納帳ということで主に残高の計算（Dsum関数の使い方）
を解説しましたが、次はより実践的な出納帳を作っていきます。
テーブルを４つ用意します。
①明細
②科目
③摘要
④店名
フィールドの設定は次の通りです。
①明細
②科目
③店名
④摘要
摘要を基に科目の判断をつけたいので、摘要を登録するときに
一緒に科目も登録するようにします。
この場合コンボボックスから科目テーブルに登録されている科目名を
ドロップダウン形式で選択できるようにします。
摘要テーブルの科目名を選択し、フィールドプロパティのルックアップタブをクリック。
ここで次のように設定して下さい。
これで摘要テーブルの科目テーブルの科目名から選択できるようになりました。
科目テーブルに科目を追加していくと、摘要テーブルで選択できる科目名も自動で増えます。
運用例です。
テーブルの設定は以上です。
現金出納帳をAccessで作ってみます。
一番簡単なものを作るので、テーブルは一つだけ。
次のようにテーブルの設定をして下さい。
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最初に、一番下の行数を求める必要があります。
求め方は
Dim a As Integer
a = 3
Do Until Cells(a, 1).Value = “”
a = a + 1
Loop
a = a – 1
です。これはもう何度も出てきましたが、大変よく使うコードです。
最後のa=a-1は、aのままでは、一番最後の行が空白になってしまうので、
その一つ前に戻します。
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前回一番下のセルまで移動させるマクロを作りましたが、次は
日付が前後した場合、ワンクリックで日付順に並べ替えるマクロを紹介します。
今までセルの指定の仕方は、Cells(1,5)といった指定の仕方でした。
この指定の仕方だと、一つのセルしか指定できません。
ある範囲のセルを指定したい場合、次のように記述します。
これが完成型のプログラムです。
Sub 変換()
Dim a As Integer
a = 3
Do Until Cells(a, 1).Value = “”
Cells(a, 7).Value = Cells(a, 1).Value
Cells(a, 11).Value = Cells(a, 2).Value
If Cells(a, 4).Value = “” Then
Cells(a, 8).Value = 101
Cells(a, 9).Value = 999
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 3).Value
Else
Cells(a, 9).Value = 101
Cells(a, 8).Value = 999
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 4).Value
End If
If Cells(a, 2).Value Like “*印紙*” Then
Cells(a, 8).Value = 726
End If
If Cells(a, 2).Value Like “*切手*” Then
Cells(a, 8).Value = 724
End If
If Cells(a, 2).Value Like “*引出し*” Then
Cells(a, 9).Value = 121
End If
a = a + 1
Loop
End Sub
これが基本形です。
最初のうちは、セルがどこを参照しているのか、理解しにくかも
しれません。そんなときはF8を押して一行ずつコードを進め、変数が
今いくつでどこのセルを参照しているのかしっかり確認する、または
自分でCells(a,○)がどこのセルなのかしっかり確認して下さい。
またa=a+1を忘れると無限ループに突入するので気を付けて下さい。
最後に大事なこと、コートが書き終わったら必ず保存してから実行して
下さい。マクロを実行しても意図したとおりにならなかった場合、
元に戻そうと思っても戻せません。そんなときは、実行前に保存して
元の状態に戻すときは保存しないで終了し、再度そのファイルを開いて
下さい。
科目の判断もExcelVBAでできます。
科目の判断までパソコンにやらせることに、不安を感じる方もいらっしゃるかも
しれませんが、ご安心下さい。
例えば、
①摘要の中に「印紙」という言葉があれば、租税公課
②摘要の中に「切手」という言葉があれば、通信費
③摘要の中に「引出し」という言葉があれば、普通預金
等々
結局人もパソコンも考え方は同じです。もし間違いがあればあとでソフトの方で
直せばそれで済む話です。
ではプログラムはどう書くか？
①の場合
If Cells(a, 2).Value Like “*印紙*” Then
Cells(a, 8).Value = 726 →（租税公課の科目CD）
End If
②の場合
If Cells(a, 2).Value Like “*切手*” Then
Cells(a, 8).Value = 724 →（通信費の科目CD）
End If
③の場合
If Cells(a, 2).Value Like “*引出し*” Then
Cells(a,9).Value = 121 →（普通預金の科目CD）
End If
こんな具合です。
「Like “*○×*”」は、○×というキーワードを含むという意味です。
このコードをどこに当てはめるのかというと、
Sub 変換()
・・・
End If
→ ここです！
a = a + 1
Loop
End Sub
実行後の画面です。もうあとは会計ソフトにそのままインポートするだけです。
このやり方だと、科目を判別したい摘要の数だけIF関数のコードを追加して頂く必要
があります。ですのですべての摘要を入れることは難しいですが、よく使うものだけを
コードに追加して下さい。
それでも振込料、飲食代、交際費、交通費、消耗品等々20くらい追加すれば、7割8割は
フォローできるのではないかと思います。
入金取引と出金取引の場合の解説をします。
入金取引と出金取引の違いは、
現金科目が、入金は借方、出金は貸方
相手科目が、入金は貸方、出金は借方
金額の参照先
の３点です。
当たり前と言えば当たり前ですが、これをプログラムで書くので最初に
整理しておきます。
これをVBAで書くと、
入金の場合
Cells(a, 8).Value = 101 →借方科目に現金の科目コード
Cells(a, 9).Value = 999 →貸方科目に諸口の科目コード
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 3).Value →金額の参照先
出金の場合
Cells(a, 9).Value = 101 →貸方科目に現金の科目コード
Cells(a, 8).Value = 999 →借方科目に諸口の科目コード
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 4).Value
これ以外の日付と摘要は入金取引も出金取引も同じなので、
Cells(a, 7).Value = Cells(a, 1).Value
Cells(a, 11).Value = Cells(a, 2).Value
と、この２行はIF関数とは関係のないところに記述します。
ちなみに、A列はCells(a,1),B列はCells(a,2),C列はCells(a,3),D列はCells(a,4),E列はCells(a,5)
F列はCells(a,6),G列はCells(a,7),H列はCells(a,8),I列はCells(a,9),J列はCells(a,10)です。
くどいようですが、A列から数えてもらえばわかると思います。
これで一通りの解説が終わりました。
Sub Excel入力()
Dim a As Integer
a = 1
Do Until Cells(a, 1).Value = “”
Cells(a, 2).Value = “Excel”
a = a + 1
Loop
End Sub
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A列が空白になるまで、④と⑤の処理を繰り返します。
④は Cells(a, 2).Value = “Excel” です。
aは②でa=1としているので、Cells(a, 2)は、Cells(1, 2) つまりB1です。
B1に”Excel”という値を代入します。
⑤で a = a + 1 で、a=2となります。
そして③に戻ります。今度Cells(a, 1)は、Cells(2, 1) つまりA2です。
A2は空白ではないので、また④と⑤の処理を繰り返します。
aは2なので、Cells(a, 2)は、Cells(2, 2) つまりB2です。
B2に”Excel”という値を代入します。
⑤で a = a + 1 で、a=3となります。
また③に戻ります。今度Cells(a, 1)は、Cells(3, 1) つまりA3です。
A3は空白ではないので、また④と⑤の処理を繰り返します。
aは3なので、Cells(a, 2)は、Cells(3, 2) つまりB3です。
B3に”Excel”という値を代入します。
⑤で a = a + 1 で、a=4となります。
・・・・
⑤で a = a + 1 で、a=10となります。
また③に戻ります。今度Cells(a, 1)は、Cells(10, 1) つまりA10です。
A10は空白ではないので、また④と⑤の処理を繰り返します。
aは10なので、Cells(a, 2)は、Cells(10, 2) つまりB10です。
B10に”Excel”という値を代入します。
⑤で a = a + 1 で、a=11となります。
また③に戻ります。今度Cells(a, 1)は、Cells(11, 1) つまりA11です。
A11は空白なので、条件を満たしたので繰返し処理は終わりです。
これが演算処理の概要です。
aがどのように変化し、どのセルを参照しているのかしっかりと追って下さい。