領収書に必要な情報と表示印刷させるシートを別にすることで、無駄にシートを増やさずに
効率的にデータを管理することができます。
データの連動にはVlookup関数を使います。
Vlookup関数が組み込まれているのは薄い青で塗りつぶした部分。
オレンジはキーとなる領収書番号です。この番号で違うシートからデータを引っ張ります。
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領収書に必要な情報と表示印刷させるシートを別にすることで、無駄にシートを増やさずに
効率的にデータを管理することができます。
データの連動にはVlookup関数を使います。
Vlookup関数が組み込まれているのは薄い青で塗りつぶした部分。
オレンジはキーとなる領収書番号です。この番号で違うシートからデータを引っ張ります。
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以前に作った粗利を集計するクエリは、テーブルを分割してしまったため、もう動きません。
ですので粗利を集計するには、クエリを作り直す必要があります。
最初に販売金額を集計するクエリを作ります。集計クエリを使います。
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場合によっては、Accessに入力するデータを、Excelで作成し、Accessにコピーする
場合があります。
具体的には、Excelのドラッグ機能が活用できる場合です。
例えば、
同じ工事番号が続くとき
同じ仕入先CDが続くとき
同じ摘要が続くとき
などなど、明らかに表計算ソフトの利点が生きる場合です。
Accessの場合はExcelのようなドラッグ機能がないので、上記のような場合はAccess
でひとつひとつ入力するよりも圧倒的に早いです。
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Excelに落として分割したテーブルをAccessに戻します。
最初に仕入のデータ。
「仕入実績」というテーブルを作ります。
作成したテーブルにExcelのデータをコピーしてAccessに貼り付けます。
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Accessのデータベースを作る上で、販売実績のデータと仕入実績ののデータが
同じテーブルにあるという設定にはしません。
言葉で説明しにくいのですが、イメージ的に別々のテーブルの方が集計しやすそうだな
位にイメージして頂ければと思います。
商品名のフィールドを消したように、テーブルの構造は単純にしてあとでクエリで
くっつければいいということです。
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現在商品テーブルにはこの三つしか登録されていません。
しかし、テーブルを作っただけだと、商品テーブルにない商品CDを登録しても
販売実績テーブルのデータとして登録されてしまいます。
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販売実績テーブルに商品CDを追加したので、商品名は商品テーブルから参照すればいいので
販売実績テーブルの商品名は不要なフィールドになります。
ですので、販売実績の商品名を削除します。
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並べ替えて商品CDを入れる方法もありますが、商品数が多くなるとそれも大変です。
今回はもう少しExcelっぽく、Vlookup関数を使います。
最初に商品テーブルをコピーしてExcelシートに貼り付けます。
商品CDと商品名の列を入れ替えて、「商品名」と名前を定義します。
詳しい名前の定義はこちら。
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販売実績のテーブルには商品CDではなく、商品名で管理されています。
これを商品CDで管理できるようにデータを修正します。
今まで一つのテーブルで解説してきましたが、この程度のことならExcelで管理した
方が簡単で、敢えてAccessでやる必要はありません。
やはりAccessはテーブルが複数ある場合に威力を発揮します。
そんな訳で、販売実績以外にも、商品・得意先・仕入先の3つのテーブルを追加します。
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