タグ別アーカイブ: AccessとExcelの違い

Excelでつくる領収証②

領収書に必要な情報と表示印刷させるシートを別にすることで、無駄にシートを増やさずに
効率的にデータを管理することができます。

データの連動にはVlookup関数を使います。
Vlookup関数が組み込まれているのは薄い青で塗りつぶした部分。
オレンジはキーとなる領収書番号です。この番号で違うシートからデータを引っ張ります。
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Accessの簡単な使い方~18 クエリの再構築

以前に作った粗利を集計するクエリは、テーブルを分割してしまったため、もう動きません。
ですので粗利を集計するには、クエリを作り直す必要があります。

最初に販売金額を集計するクエリを作ります。集計クエリを使います。
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Accessの簡単な使い方~17 AccessのデータをExcelで入力する

場合によっては、Accessに入力するデータを、Excelで作成し、Accessにコピーする
場合があります。

具体的には、Excelのドラッグ機能が活用できる場合です。
例えば、
同じ工事番号が続くとき
同じ仕入先CDが続くとき
同じ摘要が続くとき
などなど、明らかに表計算ソフトの利点が生きる場合です。

Accessの場合はExcelのようなドラッグ機能がないので、上記のような場合はAccess
でひとつひとつ入力するよりも圧倒的に早いです。
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Accessの簡単な使い方~15 テーブルの分割①

Accessのデータベースを作る上で、販売実績のデータと仕入実績ののデータが
同じテーブルにあるという設定にはしません。

言葉で説明しにくいのですが、イメージ的に別々のテーブルの方が集計しやすそうだな
位にイメージして頂ければと思います。
商品名のフィールドを消したように、テーブルの構造は単純にしてあとでクエリで
くっつければいいということです。
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Accessの簡単な使い方~12 途中からテーブルを追加した場合②

並べ替えて商品CDを入れる方法もありますが、商品数が多くなるとそれも大変です。
今回はもう少しExcelっぽく、Vlookup関数を使います。
最初に商品テーブルをコピーしてExcelシートに貼り付けます。
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商品CDと商品名の列を入れ替えて、「商品名」と名前を定義します。
詳しい名前の定義はこちら。
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Accessの簡単な使い方~10 テーブルの追加

今まで一つのテーブルで解説してきましたが、この程度のことならExcelで管理した
方が簡単で、敢えてAccessでやる必要はありません。

やはりAccessはテーブルが複数ある場合に威力を発揮します。

そんな訳で、販売実績以外にも、商品・得意先・仕入先の3つのテーブルを追加します。
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