Accessで見積書を作れば、Excelのように見積ごとにシートを変えたり、ファイルを変えたり
する必要なく、ひとつのファイルにまとめて、得意先毎にまとめたり、日付順に表示したりと
過去の検索も簡単です。

さらにAccessならではのことは、見積書→納品書→請求書という取引の流れに応じて
見積書のデータを納品書や請求書に自動で複写できます。
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前回ハイパーリンク型の紹介をしましたが、これを少し応用して工事台帳の工事内容フォーム
にサブフォームとして貼り付けます。
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Accessのフィールドの種類には、ハイパーリンク型が用意されています。
これを使うと、ホームページのURLやPDFやExcelファイルなどのリンク先を登録できます。

最初にテーブルを作ります。

ここでリンク先というフィールドを作り、ハイパーリンク型を選択。
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著書　経理業務のためのAccess実践講座の補足です。

前回まで入金管理の機能を追加してきましたが、今回からは予算管理を追加します。
工事台帳はただ記録を付けるだけでなく、やはり予算との比較が一番重要です。

見積の段階で実行予算を付けていると思いますが、
思う通りに利益が出ているかどうか？
利益が出ていないとしたならばどこに問題があるのか？
リアルタイムで追っかけていく必要があります。
Excelでもできないことはないと思いますが、入金管理よりも若干複雑な集計が必要です。
Accessなら必要最小限の労力でできます。
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著書　経理業務のためのAccess実践講座　の第6章は工事原価管理データベースの作成
方法を解説してありますが、内容は原価の管理だけで、工事に関する入金・未収金の管理は
ページの都合上省略したので、その点の補足を。

私が仕事で使っている工事明細の管理画面です。

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出納帳の明細に担当者を入力するようにします。

前回作った明細テーブルには担当者NOを入れるフィールドがないので、先に明細テーブルに
フィールドを追加します。
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今まで現金出納帳を作ってきて、とりあえずこれはこれで完成し
ましたが、例えばこれに部門や担当者も記録できるようにしたい
と思ったとき、こういった機能の追加も簡単にできます。
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会計ソフトにインポートしたデータとそうでないデータを明確に区別しないとダブってしまう
恐れがあります。そんなときに便利なのが更新クエリです。
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