見積書をAccessで作りましたが、その見積書から請求書に転記できるようにします。
最初に受け入れるテーブルを作ります。
見積書にも見積書と見積明細テーブルがあるので、同様に請求書・請求明細テーブルを
作ります。
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カテゴリー別アーカイブ: テーブル
Accessで作る領収書
Excelで領収書を作ったので、Accessでも作ってみます。
最初にテーブルの設定をします。
作成するフィールドはExcelの領収書と同じです。
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Accessの簡単な使い方～17 AccessのデータをExcelで入力する
場合によっては、Accessに入力するデータを、Excelで作成し、Accessにコピーする
場合があります。
具体的には、Excelのドラッグ機能が活用できる場合です。
例えば、
同じ工事番号が続くとき
同じ仕入先CDが続くとき
同じ摘要が続くとき
などなど、明らかに表計算ソフトの利点が生きる場合です。
Accessの場合はExcelのようなドラッグ機能がないので、上記のような場合はAccess
でひとつひとつ入力するよりも圧倒的に早いです。
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Accessの簡単な使い方～16 テーブルの分割②
Excelに落として分割したテーブルをAccessに戻します。
最初に仕入のデータ。
「仕入実績」というテーブルを作ります。
作成したテーブルにExcelのデータをコピーしてAccessに貼り付けます。
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Accessの簡単な使い方～15 テーブルの分割①
Accessのデータベースを作る上で、販売実績のデータと仕入実績ののデータが
同じテーブルにあるという設定にはしません。
言葉で説明しにくいのですが、イメージ的に別々のテーブルの方が集計しやすそうだな
位にイメージして頂ければと思います。
商品名のフィールドを消したように、テーブルの構造は単純にしてあとでクエリで
くっつければいいということです。
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Accessの簡単な使い方～13 途中からテーブルを追加した場合③
販売実績テーブルに商品CDを追加したので、商品名は商品テーブルから参照すればいいので
販売実績テーブルの商品名は不要なフィールドになります。
ですので、販売実績の商品名を削除します。
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Accessの簡単な使い方～12 途中からテーブルを追加した場合②
並べ替えて商品CDを入れる方法もありますが、商品数が多くなるとそれも大変です。
今回はもう少しExcelっぽく、Vlookup関数を使います。
最初に商品テーブルをコピーしてExcelシートに貼り付けます。
商品CDと商品名の列を入れ替えて、「商品名」と名前を定義します。
詳しい名前の定義はこちら。
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Accessの簡単な使い方～11 途中からテーブルを追加した場合①
販売実績のテーブルには商品CDではなく、商品名で管理されています。
これを商品CDで管理できるようにデータを修正します。
Accessの簡単な使い方～10 テーブルの追加
今まで一つのテーブルで解説してきましたが、この程度のことならExcelで管理した
方が簡単で、敢えてAccessでやる必要はありません。
やはりAccessはテーブルが複数ある場合に威力を発揮します。
そんな訳で、販売実績以外にも、商品・得意先・仕入先の3つのテーブルを追加します。
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Accessの簡単な使い方～②テーブルで集計
Excelのテーブル機能と同じように、Accessでもテーブルを使って簡単な集計ができます。
たとえば在庫の金額を知りたい場合、赤枠のドロップダウンリストをクリックします。
フィルターがかけれられるので、図のように選択します。
今回は4/15の在庫を調べるので、ダイアログボックスでは、4/15と入力します。
そうすると、必要なデータが抽出されます。
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