Dsum関数はよく使います。
今回は簡単な使い方を紹介します。
このテーブルの金額の合計をDsum関数を使って計算します。
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Dsum関数の使い方を簡単に解説します。
Dsum(①,②,③)
最初に指定するのは②。
②には集計したいフィールドがあるテーブル(若しくはクエリ)を指定します。
次は①
②で指定したテーブル(若しくはクエリ)の中にある集計対象とするフィールドを
指定します。
テーブルの全部のデータを対象とするときは、③の条件を指定する必要はない
のですが、例えば、商品毎に集計したり、日付の範囲内で集計をするときなどは
③でその抽出条件を指定します。
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Accessを使い始めたころに作ったデータベースをオーバーホール&
改良作業をすることになりました。
そのデータベースを作ったのはもう5年くらい前でしょうか。
当時はそれがいっぱいいっぱいだったので、満足できていた
のでしょうが、改めて今の自分が見直してみると、そもそも
テーブルの設定からしてなっていない、残念なデータベース
に映ります。
それだけ自分に実力が付いたということだと思うのですが、
逆に言うと、今までの過去の経験が今の自分を作り上げた
とも言えます。
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Accessでよく使う関数です。
(AccessVBAではなくクエリで)
①DSum関数
②DLookup関数
③DCount関数
④DateSerial関数
⑤IIF関数
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データベースを分割することで、データベースが、
①テーブルと②クエリ・フォーム・レポートに分割されます。
このメリットは何かというと、
一.テーブルを分割する前は例えば誰かがフォームを直している
(デザインビューで開いている)ときは、マルチアクセスが
できませんが、分割すれば、②のファイルを自由に編集できます。
編集後はその編集した②のファイルをみんなで使えば編集した
内容を共有することができます。
ただし①のファイルを編集するときは、誰もAccessファイルを使って
いないときでないとできません。
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テーブルを分割した場合、分割したファイルは二つで一つのデータです。
分割後仮にテーブルとしてデータを貯めてあるファイルの場所を移動した場合
自動ではリンク先が変わらないので、データファイルを移した状態で、
クエリ・フォームがあるファイルを開こうとすると次のエラーが表示されます。
要は、データがどこにあるのか分からないということです。
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Accessファイルを共有する場合、普通に一つのファイルに同時アクセス
しても共有できますが、同じファイルに複数人がアクセスすると、どうしても
パフォーマンスが落ちてしまいます。
それを回避する方法が、データベースの分割です。
データベースツールのAccessデータベースをクリックします。
ウィザードが起動するので、データベースの分割をクリック。
分割するデータベースの保存先を決めます。
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久しぶりの更新になってしまいました。
この間、というよりも4月から関与先の販売管理システムの作成に
追われ、正直Accessを見るのも・・・という危機的状況の連続でした。
しかも税務の仕事の繁忙期と重なり、とても更新できる時間と心の余裕
がなくなってしまいました。
でもこの2か月間で私のAccessのスキルは格段にあがったなあと
我ながら思っています。
自分で作るだけでは、どうしても自己満足になりがちですが、お客さんの要求
を全て聞き入れると、今まで自分が経験したことのない問題にぶつかります。
それに対して満点解答できるように、ネットであれこれ調べたり、自分でいろいろ
試してみたり、その繰り返しが成長させてくれたのだと思います。
一時は本当に大変で、税理士は税務と会計だけやっていればいいのではないか、
データベースを普及させたいと言っているのに、逆に税理士がやる仕事では
ないと思ったりしました。
今回作成したデータベースは恐らく私がこの仕事をしていく上で、これ以上複雑
なものはないであろうというレベルだったので、いきなりてっぺんを目指す無謀
な挑戦だったのかもしれません。
しかし、それをまだ100%ではないにしても、それなりに形にすることができて
自信も生まれした。
その恩返しとして今回ブログを休止した分、今回のデータベース作成で得た
ノウハウをまたアップしていきたいと思います。
改めて思うのは、やはりAccessを素晴らしいソフトです。何としてもこれを
普及させたいと思いを新たにしました。
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私ごとですが、やっとスマホを買いました。
スマホって滅茶苦茶便利ですね。ビックリしました。
もっと早く買っておけばよかった。
やはり時代の流れには逆らわない方が良さそうです。
本日も最後までお読み頂きありがとうございます。
はがきへの印刷の次は、ラベル印刷です。
ラベル印刷についてもウィザードが用意されているので、それを利用します。
最初にラベルを印刷したいテーブルを開き、作成タブの「宛名ラベル」をクリックします。
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Accessの住所録のデータですが、他のソフトから乗り換えようとするとき、
データを一から入力しないといけないかというと、その必要はありません。
Excelにデータを出力できれば、簡単に移せます。
最初にデータを一つ選択し
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