カテゴリー別アーカイブ: Access(アクセス)

データベース基本~まとめ

今までAccessデータベースの基本を、テーブルの作成からリレーションシップの設定まで
まとめてきました。
ここまでは簡単に言うと、データを入れる箱を用意したにすぎません。ここからその箱に
データを入れていきますが、当然テーブルに直接データを入れるというわけにはいきません。
(もちろんテーブルに直接入れるときもありますが、まれです。)

データの入力を効率的に行うために、通常フォームを作ります。

フォームに入力したデータを出力するときは、レポートから印刷します。

フォームとレポートを作るためには、クエリという機能を使います。
クエリを使うことでテーブル間のデータを効率よくやり取りすることができます。

例えば、納品書を例にとると、
まず、得意先を選択します。
これは納品書に得意先CDを入力すると、それに該当する得意先名と住所等の情報を
得意先テーブルから取得します。

商品についても、納品明細に商品CDを入力すると、商品テーブルからその商品CDに対応
する商品名と単価等が表示されます。

納品明細に数量を入れると、単価×数量で金額を計算します。これもクエリを使います。

月末に締めて請求書を発行するときも、更新クエリと追加クエリを使って請求を締切ります。

データベースを作るとき、どれだけ使い勝手のいいデータベースができるかどうかは
クエリの使い方にすべてかかってきているといっても過言ではありません。

クエリを使いこなすことができれば、AccessVBAを知らなくても立派なデータベースを
組むことができます。

この先のクエリの設定については、
2016/2013/2010/2007対応 Accessクエリ ビジネス活用事典
を是非ともご参照ください。

本を出版した関係で、法律上同じ内容をネットで公開することができません。
事典と称していますが、Accessクエリを一から勉強できるように、難易度も低いテーマから
高いテーマの流れになっております
。すべてのTipsについてサンプルファイル付きです。

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明日は、掛川新茶マラソン。今季最終戦です。
自己ベストが出るように、頑張ります。

本日も最後までお読みいただきありがとうございます。

データベースの基本16~リレーションシップの設定④

これをリレーションシップの設定に反映させます。

一見見ただけでは、どこの連鎖更新が設定されているのか?はわかりません。
そのときは結合している線をダブルクリックすると結合の情板がわかります。上の図ですと、

①得意先テーブルの得意先CDと納品書テーブルの得意先CDは参照整合性と連鎖更新
②請求書テーブルの請求書NOと納品書テーブルの請求書NO、納品書テーブルの納品
書NOと納品明細テーブルの納品書NOは、参照整合性と連鎖更新と連鎖削除の設定
をしています。
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データベースの基本15~リレーションシップの設定③

③参照整合性・フィールドの連鎖更新あり
参照整合性にチェックを入れると、フィールドの連鎖更新とレコードの連鎖削除にもチェックを入れられるようになります。連鎖更新にもチェックを入れると例えばある得意先の得意先CDを変更した場合、すでに登録されている他のテーブルの得意先CDも同時に更新されるのが、連鎖更新です。
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データベースの基本13~リレーションシップの設定①

データベースを一つの有機体として機能させるためにはテーブル同士を互いに関連付
けさせる必要があります。それがリレーションシップの設定です。
データベースツールタブのリレーションシップをクリックします。

クリックするとテーブルの表示の画面が開きます。

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データベースの基本12~主キーの設定

テーブルの設定の最後に主キーを指定します。主キーとは先ほど説明した通り、絶対に同じデータ
があってはならないフィールドのことです。
得意先テーブルでいえば、得意先CD、請求書テーブルで言えば、請求書NO、納品明細テーブルであ
れば、納品IDです。

なぜこれらのデータが絶対に同じ値があってはけないかというと、同じ得意先CDの取引先が二つ
あった場合、ある取引があった場合、同じ得意先CDではその取引がどちらの得意先なのかパソコ
ンが判断することができません。

人間であれば何月何日の取引は、こっちのA001のA商店で、この日はA001のB商店という判断もでき
ますが、これもこれでややこしい話です。

請求書NOについても、同じ番号があるとAccessが取引明細をどちらの請求書に振ったらいいのか
わからなくなってしまい、データの整合性が保てません。
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データベースの基本11~データ型を決める③

作成したフィールドにデータ型を合わせていきます。データ型はいつでもかえることができます。ただし、テキスト型から数値型に変更する場合、テキスト型で規定していても数値しか使っていなければ問題ありませんが、例えばアルファベットを使っている場合にそのフィールドのデータ型を数値型に変えて保存すると次の警告が出ます。

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データベースの基本10~データ型を決める②

③日付型
日付型もよく使いますが、これは好みの問題です。

私は日付(S)をよく使います。Accessでデータベースを組むとき、後々解説しますが、フォームやレポートを作るときに、スペースがない場合が多々あります。そのときは幅をあまり使わない、S型のほうがいいです。時刻型も同じように考えますので、時刻(S)をおすすめします。
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データベースの基本9~データ型を決める①

データ型としてよく使うものは次の通りです。
①短いテキスト
②数値型
③日付型
④オートナンバー型
⑤Yes/No型
⑥ハイパーリンク型

よく使う型は6種類ですが、ここからさらにデータの大きさや書式を設定しいきます。
①短いテキスト型
2811021
初期値として255と指定されています。これは簡単に言うと255文字そのフィールドにデータを入れられるという意味です。得意先CDでここまで長いものはないので、通常は6文字からせいぜい10文字もあれば足りると思うので、10に変更します。
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