現金出納帳のデータを会計ソフトにインポートする方法①

現金出納帳のデータを会計ソフトにインポートできるようにフォーマットを整えます。
会計ソフトによってフォーマットが異なるので、その点はご使用のソフトのマニュアルをご覧ください。
図1 出納帳のサンプル
1306161
このデータを最初に入金の仕訳と出金の仕訳に区別します。
図2 
1306162
A列からD列のデータのある範囲を選択し、データタブの並べ替えをクリック。
図3
1306163
C列を基準に昇順で並べ替えをし、入金取引を上に、出金取引を下に並べ替えます。
図4
1306164
あとは、これを会計ソフトのインポート用のフォーマットに貼り付けます。

科目コードについては、入金取引の借方科目が現金の科目コードを、
出金取引の貸方科目が現金の科目コードが入ります。

残りは、その相手科目ですが、とりあえず諸口のコードを入れて会計ソフトにインポート
して、会計ソフトの方で科目コードを変更します。

これが一番簡単な会計ソフトへのインポートの仕方になります。

インポートの仕方は会計ソフトのマニュアルをご覧ください。

Excelの現金出納帳の作り方

先日Excelの出納帳を付けることが第一歩と書きましたが、
出納帳は別に凝ったものでなくても構いません。
普通の出納帳で十分です。
図1
出納帳1
図1のように様式を整えます。日付は、後々インポートまで考えると、
月と日を分けると、あとでくっつける必要があるので、できれば月と日は同じセル
に入れた方がいいです。

図2
出納帳2
E3に算式を入力し、そのまま下にドラッグ。
図3
出納帳3
行を削除すると削除した行より下の行がエラー表示になるので、図2の作業をすると
エラーは直ります。
出納帳はこれで完成です。

少し凝りますと、図2の算式では、入金と出金の欄に金額の記載がない場合も残高が
計算されてしまいます。そんなときは、図2のE3の算式を変更し、下にドラッグします。
=IF(C3&D3=””,””,E2+C3-D3)
図4
出納帳4
こうすることで、図4のように入出金のデータがない行は残高が表示されません。
ちなみに、””(半角のダブルコーテーション二つ)は空白という意味です。

もし、C3とD3が空白ならば、空白を、そうでない場合は、算式の値を入れる
ということです。

図3までで充分ですが、関与先に渡すときは多少手の込んだ方が喜ばれるかも
しれません。

私がお客様に提供している出納帳です。摘要を登録して繰返し使えるなど、
できるだけ入力作業が少なくなるように作成しました。
現金出納帳のダウンロードはこちらから。

メルマガを発行します。
ご興味がある方は、メルマガ発行します!
からお名前とメールアドレスの登録をお願いします。

経理の効率化の切り口

経理の効率化で、どこから先に手を付けるか?
それは、やはり現金出納帳やネットバンキングのデータを
をデータをそのまま仕訳に変換することです。

もし、現在現金出納帳を手書きの場合は、まずExcelに。
Excelで記帳していて、それを一度印刷して手で会計
ソフトに入力しているのであれば、Excelのデータを
変換して会計ソフトにそのまま取り込めるようにするこ
が一番手が付けやすいですし、その効果も大きいです。

またネットバンキングを使っていない場合は、通帳の
明細をExcelに落とすことができないので、多少の手数料
は払ってでも、やはりネットバンキングを使えるように
すべきです

ネットバンキングなら銀行に行く手間も省けるので
その時間の人件費を考えるだけでも、十分効果はあります。

入力の仕事は正直付加価値が高いとは決して言えません。

入力の仕事を極力排除するというのが、経理が付加価値の
高い仕事をする第一歩です。

AccessとExcelの使い分け

Accessに向く仕事とExcelに向く仕事があります。

Accessに向く仕事
・販売仕入管理
・小口経費精算
・給与計算
・工事台帳

Excelに向く仕事
・現金出納帳の記帳
・ネットバンキングのデータの払い出し
・Access及び現金出納帳・ネットバンキングのデータを
 会計ソフトにインポートする際の下準備

大まかに分けると上記のようになります。

Accessはデータベースソフトなので、データを蓄積させる
ものについては、Accessで、
簡単な表計算でできるものについては、Excelで
という考え方です。

そう考えるとAccessの方が仕事の範囲も広く、利用頻度も
圧倒的に多いです。

中小企業にAccessデータベースを

データベースはとても便利です。
しかし中小企業でデータベースを活用している会社は少ないのが実情です。

何故普及しないのか?

その要因の一つに税理士がITに疎いということが挙げられるのでは
ないしょうか。

中小企業には、IT担当者を置いておく余裕はありません。

であれば、そのもっとも身近な相談相手である税理士が中小企業のIT化を
推進する役割を担ってもいいのではないでしょうか。

本サイトは税理士や会計担当者の方々が経理・会計にITを活用していける
ようにAccess、Excelの使い方を提供していきたいと考えています。

ITを導入することで、今まで処理にかかっていた時間を半分以下にする
ことも可能です。特にルーティンワークを効率化することが得意です。

そして空いた時間を、もっと付加価値の高い仕事、ワクワクする仕事に
向けることで、更なるスキルアップが図れるはずです。

是非本サイトでその糸口をつかんでください。


78 / 78« 先頭...102030...7475767778