Accessは魔法のソフトです。

今まで作ってきたAccessデータベースは、
販売管理システム
工事原価管理システム
給与計算データベース
事務所の顧客管理データベース
手形管理データベース
中古車販売業の庫車管理データベース
その他にもお客様の要望に応じたシステムを作ってきました。

Accessのいいところは、何でも作れるということです。そして
高度なデータベースの知識がなくてもできるということです。

ちなみに私はどこかでAccessの勉強をしたわけではなく、独学で
身に付けてきました。そんな私でも今では思い通りのデータベース
が自由に作れるということは、やはりAccessというソフトのすごい
ところだと思います。

と言っても当然いきなり作れるようにはなりません。

一からテーブルの作成方法、クエリの設定、フォームとレポートの作成、
更にはAccessVBAまで一通りこなす必要があります。

しかし使えるようになると、大変便利です。
そしてその知識を必要としている中小企業はごまんとあります。

是非このサイトを通じて一人でも多くの会計人がデータベースの
必要性と作り方を理解し、日本の中小企業を元気にするためにご尽力頂ければ
幸いです。

微力ながらそのお手伝いをさせて頂きたいと思います。

今までのおさらい

これが完成型のプログラムです。
Sub 変換()
Dim a As Integer
a = 3
Do Until Cells(a, 1).Value = “”
Cells(a, 7).Value = Cells(a, 1).Value
Cells(a, 11).Value = Cells(a, 2).Value
If Cells(a, 4).Value = “” Then
Cells(a, 8).Value = 101
Cells(a, 9).Value = 999
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 3).Value
Else
Cells(a, 9).Value = 101
Cells(a, 8).Value = 999
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 4).Value
End If
If Cells(a, 2).Value Like “*印紙*” Then
Cells(a, 8).Value = 726
End If
If Cells(a, 2).Value Like “*切手*” Then
Cells(a, 8).Value = 724
End If
If Cells(a, 2).Value Like “*引出し*” Then
Cells(a, 9).Value = 121
End If
a = a + 1
Loop
End Sub

これが基本形です。
最初のうちは、セルがどこを参照しているのか、理解しにくかも
しれません。そんなときはF8を押して一行ずつコードを進め、変数が
今いくつでどこのセルを参照しているのかしっかり確認する、または
自分でCells(a,○)がどこのセルなのかしっかり確認して下さい。

またa=a+1を忘れると無限ループに突入するので気を付けて下さい。

最後に大事なこと、コートが書き終わったら必ず保存してから実行して
下さい。
マクロを実行しても意図したとおりにならなかった場合、
元に戻そうと思っても戻せません。そんなときは、実行前に保存して
元の状態に戻すときは保存しないで終了し、再度そのファイルを開いて
下さい。

IF関数を使って科目を判別させる

科目の判断もExcelVBAでできます。

科目の判断までパソコンにやらせることに、不安を感じる方もいらっしゃるかも
しれませんが、ご安心下さい。
例えば、
①摘要の中に「印紙」という言葉があれば、租税公課
②摘要の中に「切手」という言葉があれば、通信費
③摘要の中に「引出し」という言葉があれば、普通預金
等々
結局人もパソコンも考え方は同じです。もし間違いがあればあとでソフトの方で
直せばそれで済む話です。

ではプログラムはどう書くか?
①の場合
If Cells(a, 2).Value Like “*印紙*” Then
Cells(a, 8).Value = 726   →(租税公課の科目CD)
End If
②の場合
If Cells(a, 2).Value Like “*切手*” Then
Cells(a, 8).Value = 724   →(通信費の科目CD)
End If
③の場合
If Cells(a, 2).Value Like “*引出し*” Then
Cells(a,9).Value = 121   →(普通預金の科目CD)
End If
こんな具合です。
「Like “*○×*”」は、○×というキーワードを含むという意味です。
このコードをどこに当てはめるのかというと、

Sub 変換()
・・・
End If
→ ここです!
a = a + 1
Loop
End Sub
実行後の画面です。もうあとは会計ソフトにそのままインポートするだけです。
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このやり方だと、科目を判別したい摘要の数だけIF関数のコードを追加して頂く必要
があります。ですのですべての摘要を入れることは難しいですが、よく使うものだけを
コードに追加して下さい。
それでも振込料、飲食代、交際費、交通費、消耗品等々20くらい追加すれば、7割8割は
フォローできるのではないかと思います。

入金取引と出金取引の処理

入金取引と出金取引の場合の解説をします。
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入金取引と出金取引の違いは、
現金科目が、入金は借方、出金は貸方
相手科目が、入金は貸方、出金は借方
金額の参照先
の3点です。

当たり前と言えば当たり前ですが、これをプログラムで書くので最初に
整理しておきます。

これをVBAで書くと、
入金の場合
Cells(a, 8).Value = 101 →借方科目に現金の科目コード
Cells(a, 9).Value = 999 →貸方科目に諸口の科目コード
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 3).Value →金額の参照先

出金の場合
Cells(a, 9).Value = 101 →貸方科目に現金の科目コード
Cells(a, 8).Value = 999 →借方科目に諸口の科目コード
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 4).Value

これ以外の日付と摘要は入金取引も出金取引も同じなので、
Cells(a, 7).Value = Cells(a, 1).Value
Cells(a, 11).Value = Cells(a, 2).Value
と、この2行はIF関数とは関係のないところに記述します。

ちなみに、A列はCells(a,1),B列はCells(a,2),C列はCells(a,3),D列はCells(a,4),E列はCells(a,5)
F列はCells(a,6),G列はCells(a,7),H列はCells(a,8),I列はCells(a,9),J列はCells(a,10)です。
くどいようですが、A列から数えてもらえばわかると思います。

これで一通りの解説が終わりました。

IF関数の使い方

現金出納帳を会計ソフトのフォーマットに変更する場合、
それが入金取引なのか、出金取引なのか判断する必要があります。

そのとき、使うのが IF関数です。

IF関数の使い方は次の通り。

IF 条件1 Then
条件1を満たす場合の処理

Else
条件1を満たさない場合の処理

End IF

現金出納帳が次の通りにあったとします。
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D列に金額がある→出金取引 D列に金額がない→入金取引
ということになります。

これをIF関数に当てはめると、
If Cells(a, 4).Value = “” Then →D列に数字がない、つまり入金取引
入金取引の処理
Else →D列に数字がある場合、つまり出金取引
出金取引の処理
End If

ということになります。
条件分岐はよく使いますが、IF関数をしっかり押さえておけば他の
関数は不要です。

ExcelVBAで少し遊んでみよう。

前回まで解説したマクロを少し変更して、プログラミングに親しんでもらいます。

では、B列を一度削除して、そのあとB1からB10までに適当な数字を入れて下さい。
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そしてC列にそのA列とB列の掛け算の答えを表示させるようにプログラムを変更します。
変更する箇所は

④  Cells(a, 2).Value = “Excel”
です。

ここを次のように変更します。

Cells(a, 3).Value = Cells(a, 1).Value * Cells(a, 2).Value

これを実行すると、
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次に、B列が次の値が入るようにします。
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変更する箇所は同じく

④  Cells(a, 2).Value = “Excel”

これを次のように変更します。

Cells(a, 2).Value = 11 – a

変数は、セルの参照だけでなく、普通の数字としても使うことができます。

繰返し処理と変数の使い方②

A列が空白になるまで、④と⑤の処理を繰り返します。

④は Cells(a, 2).Value = “Excel” です。

aは②でa=1としているので、Cells(a, 2)は、Cells(1, 2) つまりB1です。
B1に”Excel”という値を代入します。

⑤で a = a + 1 で、a=2となります。

そして③に戻ります。今度Cells(a, 1)は、Cells(2, 1) つまりA2です。
A2は空白ではないので、また④と⑤の処理を繰り返します。
aは2なので、Cells(a, 2)は、Cells(2, 2) つまりB2です。
B2に”Excel”という値を代入します。
⑤で a = a + 1 で、a=3となります。

また③に戻ります。今度Cells(a, 1)は、Cells(3, 1) つまりA3です。
A3は空白ではないので、また④と⑤の処理を繰り返します。
aは3なので、Cells(a, 2)は、Cells(3, 2) つまりB3です。
B3に”Excel”という値を代入します。
⑤で a = a + 1 で、a=4となります。

・・・・
⑤で a = a + 1 で、a=10となります。

また③に戻ります。今度Cells(a, 1)は、Cells(10, 1) つまりA10です。
A10は空白ではないので、また④と⑤の処理を繰り返します。
aは10なので、Cells(a, 2)は、Cells(10, 2) つまりB10です。
B10に”Excel”という値を代入します。
⑤で a = a + 1 で、a=11となります。

また③に戻ります。今度Cells(a, 1)は、Cells(11, 1) つまりA11です。
A11は空白なので、条件を満たしたので繰返し処理は終わりです。

これが演算処理の概要です。

aがどのように変化し、どのセルを参照しているのかしっかりと追って下さい。

繰り返し処理と変数の使い方①

前回、セルの操作方法を解説しました。
セルの指定方法は、
A2→Cells(2,1)
B1→Cells(1,2)
というように、恐らく印象としては通常と行と列が逆だと感じます。
ですので、先に行、後で列 と覚えて下さい

今回は繰り返し処理と変数を解説します。
図のようにA1~A10に1,2,3,・・・10と数字を入れてください。

この数字のあるセルのB列に「Excel」という文字を入れていきます。

1306221
VBAのコードは次のようになります。

Sub Excel入力()
① Dim a As Integer
② a = 1
③ Do Until Cells(a, 1).Value = “”
④  Cells(a, 2).Value = “Excel”
⑤  a = a + 1
⑥ Loop
End Sub

まず最初に変数の使い方ですが、
①でこれから「a」という変数を使うと宣言します。
変数には、数値型、テキスト型等いろいろあり、さらに数値型にも何種類か
型がありますが、変数の宣言の仕方は

Dim 変数の名前 As Integer

これだけ覚えて下さい。

そして②で初期値として変数aの値を「1」とします。

③の意味は、Cells(a,1)はA列です(列を1で固定しているため)。
日本語に訳すと、
実行しなさい、A列が空白になるまで 
です。

何を実行するかというと、③Do untilと⑥Loopの間に挟まれた処理です。
つまり④と⑤を実行します。

とりあえず今回はここまで。