現金出納帳をワンクリックで会計ソフトのフォーマットに変換する方法

ExcelVBAを使うと、今まで解説してきた動作をワンクリックで行うことができます。

真ん中の青いボタンをクリックします。
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右側の会計ソフトにインポートするフォーマットに自動でデータが移ります。
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実は、ボタンをクリックしたときにマクロ(VBA)が実行されるようになっています。

そのコードです。
Sub 変換()
Dim a As Integer
a = 3
Do Until Cells(a, 1).Value = “”
Cells(a, 7).Value = Cells(a, 1).Value
Cells(a, 11).Value = Cells(a, 2).Value
If Cells(a, 4).Value = “” Then
Cells(a, 8).Value = 101
Cells(a, 9).Value = 999
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 3).Value
Else
Cells(a, 9).Value = 101
Cells(a, 8).Value = 999
Cells(a, 10).Value = Cells(a, 4).Value
End If
a = a + 1
Loop
End Sub
この解説は追ってしていきたいと思いますが、経理を効率化するには、ExcelVBAが大変役立ちます。
このコードでは科目の判別までしていませんが、それも付け加えていきます。

現金出納帳を会計ソフトにインポートする①のおさらい

今までざっとExcelの現金出納帳を会計ソフトにインポートする方法
を解説してきました。

Excelのデータを生かすことで、
①残高が必ず合う
②日付、摘要の入力が不要
という二つのメリットを通じて、入力作業を削減することができます。

この方法は、データの量が増えれば増えるほどそのメリットを発揮します。

またネットバンキングのデータを会計ソフトにインポートするときにも応用できます。

しかしこれはまだまだ序の口。

ExcelVBAを使えば、ワンクリックでこの動作を全て完了させることも
科目の判別もすることができます。

とりあえず今までの内容は手っ取り早く使えるテクニックだと思うので是非
試してみて下さい。

日付の修正

お客さんのほうで、独自の形式でExcelで現金出納帳を付けている場合に、よくある点として
日付が、月と日でセルが違うケースがあります。
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そんなときは、date関数を使って、月と日を結合して一つのセルにまとめます。

そして一つにまとめたセルをインポートのフォーマットにコピーするときの注意点です。
普通にコピー貼り付けをしてしまうと、コピーしているのは数式なので、そのままコピーするとエラーになってしまいます。

そうならないために、コピーする際に、「形式を選択して貼付け」で「値」を選択して貼り付けます。
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こうすることで、数式の値を貼り付けることができます。

CSVファイルとして保存する方法

会計ソフトにインポートするときは、基本的にCSV形式で保存する必要があります。

ではどうやってCSV形式にするか説明します。

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CSVファイルへの変換は、「名前を付けて保存」で、保存するときのファイルの種類を
CSV(カンマ区切り)を選択し、保存をクリックして下さい。

これでCSV形式で保存することができました。
あとは、会計ソフトからインポートをかける際に、このCSVファイルを選択して下さい。

Excel現金出納帳の摘要の入力の仕方

摘要の入力の仕方はどちらが効率よく会計ソフトにインポートできるでしょうか?
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一般的には左側の、①どこで ②何を が一般的です。
しかし、効率を考えると、右側の①何を ②どこで の並びに変えた方が効率がいいです。

これを摘要を基準に並べ替えます。 
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違いがわかりますか?
では、どちらが科目ごとに並んでいるかというと、右側の①何を②どこでの並びです。

ですので、現金出納帳のデータを入金出金順に並べ替えるときに、レベルを一つ追加して、摘要についても
並べ替えを同時にかけます。
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並べかえたデータをあとは貼り付けるだけです。

「何を」を基準に並べ替えをしたので、切手は切手で、印紙は印紙でまとまっています。
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こうしておけば、現金出納帳の科目の変更も、Excelでできて更に効率があがります。

現金出納帳のデータを会計ソフトにインポートする方法①

現金出納帳のデータを会計ソフトにインポートできるようにフォーマットを整えます。
会計ソフトによってフォーマットが異なるので、その点はご使用のソフトのマニュアルをご覧ください。
図1 出納帳のサンプル
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このデータを最初に入金の仕訳と出金の仕訳に区別します。
図2 
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A列からD列のデータのある範囲を選択し、データタブの並べ替えをクリック。
図3
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C列を基準に昇順で並べ替えをし、入金取引を上に、出金取引を下に並べ替えます。
図4
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あとは、これを会計ソフトのインポート用のフォーマットに貼り付けます。

科目コードについては、入金取引の借方科目が現金の科目コードを、
出金取引の貸方科目が現金の科目コードが入ります。

残りは、その相手科目ですが、とりあえず諸口のコードを入れて会計ソフトにインポート
して、会計ソフトの方で科目コードを変更します。

これが一番簡単な会計ソフトへのインポートの仕方になります。

インポートの仕方は会計ソフトのマニュアルをご覧ください。

Excelの現金出納帳の作り方

先日Excelの出納帳を付けることが第一歩と書きましたが、
出納帳は別に凝ったものでなくても構いません。
普通の出納帳で十分です。
図1
出納帳1
図1のように様式を整えます。日付は、後々インポートまで考えると、
月と日を分けると、あとでくっつける必要があるので、できれば月と日は同じセル
に入れた方がいいです。

図2
出納帳2
E3に算式を入力し、そのまま下にドラッグ。
図3
出納帳3
行を削除すると削除した行より下の行がエラー表示になるので、図2の作業をすると
エラーは直ります。
出納帳はこれで完成です。

少し凝りますと、図2の算式では、入金と出金の欄に金額の記載がない場合も残高が
計算されてしまいます。そんなときは、図2のE3の算式を変更し、下にドラッグします。
=IF(C3&D3=””,””,E2+C3-D3)
図4
出納帳4
こうすることで、図4のように入出金のデータがない行は残高が表示されません。
ちなみに、””(半角のダブルコーテーション二つ)は空白という意味です。

もし、C3とD3が空白ならば、空白を、そうでない場合は、算式の値を入れる
ということです。

図3までで充分ですが、関与先に渡すときは多少手の込んだ方が喜ばれるかも
しれません。

私がお客様に提供している出納帳です。摘要を登録して繰返し使えるなど、
できるだけ入力作業が少なくなるように作成しました。
現金出納帳のダウンロードはこちらから。

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経理の効率化の切り口

経理の効率化で、どこから先に手を付けるか?
それは、やはり現金出納帳やネットバンキングのデータを
をデータをそのまま仕訳に変換することです。

もし、現在現金出納帳を手書きの場合は、まずExcelに。
Excelで記帳していて、それを一度印刷して手で会計
ソフトに入力しているのであれば、Excelのデータを
変換して会計ソフトにそのまま取り込めるようにするこ
が一番手が付けやすいですし、その効果も大きいです。

またネットバンキングを使っていない場合は、通帳の
明細をExcelに落とすことができないので、多少の手数料
は払ってでも、やはりネットバンキングを使えるように
すべきです

ネットバンキングなら銀行に行く手間も省けるので
その時間の人件費を考えるだけでも、十分効果はあります。

入力の仕事は正直付加価値が高いとは決して言えません。

入力の仕事を極力排除するというのが、経理が付加価値の
高い仕事をする第一歩です。

AccessとExcelの使い分け

Accessに向く仕事とExcelに向く仕事があります。

Accessに向く仕事
・販売仕入管理
・小口経費精算
・給与計算
・工事台帳

Excelに向く仕事
・現金出納帳の記帳
・ネットバンキングのデータの払い出し
・Access及び現金出納帳・ネットバンキングのデータを
 会計ソフトにインポートする際の下準備

大まかに分けると上記のようになります。

Accessはデータベースソフトなので、データを蓄積させる
ものについては、Accessで、
簡単な表計算でできるものについては、Excelで
という考え方です。

そう考えるとAccessの方が仕事の範囲も広く、利用頻度も
圧倒的に多いです。