第2章　メインフォームとサブフォームの使い分け

以前に悪いテーブルの設定例として紹介したものです。

なぜこのテーブルの設定が良くないかというと、データが入るか入らないかわからない
のに枠だけ用意してしまっているためです。枠を用意する分、データ量も増えます。
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第2章　小口経費精算表のフォームの構成　メインフォームとサブフォーム

P33でメインフォームとサブフォームが出てきます。

サブフォームを使うメリットをご紹介します。

テーブルを見たときに、精算書NOフィールドが、小口経費メインテーブルと小口経費明細テーブルの
両方にあります。これは二つのテーブルに直接データを打ち込まないといけないか？というと、
そうではありません。
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一見テーブルごとにデータを分けることで、逆にデータが管理しにくくなったと思うかもしれませんが、
それは人間の視点で見ているからです。

一見すると、いちいち担当者CDに対応する担当者を担当者テーブルに見に行かないといけないように
思うかもしれませんが、超高速演算装置のパソコンではそんなことは苦にもなりません。

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そもそもテーブルとは何でしょう？
Accessを使ったことのない方は、そこから悩むかもしれません。

テーブルはデータを貯めておく場所です。Accessの肝と言える部分です。
テーブルに貯めたデータを基に、集計抽出演算をして、様々なデータを表示します。

テーブルを作るときはただデータを入れる箱を作るのではなく、
フィールドというデータの名前を定めて、データの種類を決めて、データのサイズを
規定します。こうすることで、規則正しくかつ効率よくデータがテーブルに格納されていきます。
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テーブルの設定が終わったら、次はリレーションシップの設定です。

リレーションシップとは、テーブルごとの関連性を設定することです。

リレーションシップを設定するのは、青と赤で塗りつぶしたところです。
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テーブルを組み立てるときに大事な考え方は、すべて書き出すことです。

慣れてくると特にここまでする必要はないのですが、最初の間は下の図のようにExcelでも紙でもいいので
テーブルとフィールド、データ型、サイズを書き出す訓練が大事です。私も最初はこうやって設計しました。

別にしっかりしたものを作る必要はありません。
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Accessを使う上で、一番最初に当る壁がどういうテーブルを作成するか？というところです。
データを貯める上でテーブルを作らないといけないことは分かりますが、そこから先がなかなか
難しいところです。

一番分かりやすいのは、どのようなフォームやレポートを作りたいのか？とゴールから考えることです。

第2章では下記のフォームを作ります。
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今年の正月に義母からこのような相談を受けました。
そんなことを思い出しながら読んでみました。

つい税理士の立場からは、恐らく相続税がかからないケースはほぼノーマークですし、
この本に書かれているケースは、お客さんの社員ということになろうかと思うので
なかなか情報が上がってこないし、上がってきてもすでに相続が発生した場合かなと
思います。
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質問事項を追加する場合の処理です。

入力用のユーザーフォームに下の図のように質問を追加します。

追加するオブジェクトは、ラベルとチェックボックスのみ。
チェックボックスについては、オブジェクト名を変更して下さい。
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今までのまとめをサンプルデータにしました。

細かい動作確認で訂正・追加した箇所もありますので、できれば一つ一つブログの記事と
サンプルファイルの動作確認をしながら確認してみて下さい。

一から作る方法もありますが、サンプルファイルがどのように作られているのか分解して
見るのもAccessやAccessVBAの理解が深まります。

替えすぎて訳が分からなくなったら何度でもダウンロードして下さい。